Martin Radtke Digitalisierung

«Einsatzplanung ist eine der grössten Herausforderungen der Spitex-Arbeit»

«Kostengünstig arbeiten? Manchmal ist es einfach auch Glück», behauptet Beatrice Brenner, Betriebsleiterin bei der Spitex Region Müllheim. Doch wer genauer nachfragt, merkt schnell: Dieses Glück ist kein Zufall, es hat System. Konsequent werden die Mitarbeitenden dort eingesetzt, wo ihre Kompetenzen am besten zum Tragen kommen. Das macht auch betriebswirtschaftlich Sinn. Weil die Vollkosten der Spitex-Organisation im kantonalen Durchschnitt so tief sind, rechnet sich für viele private Anbieter nicht, im Raum Müllheim tätig zu sein.

Die Spitex Region Müllheim gehört zu den kostengünstigsten im Kanton Thurgau – stimmt diese Aussage?
Beatrice Brenner: Wir sind seit Jahren im ersten Drittel der Spitex-Organisationen im Kanton Thurgau, wenn man die Vollkosten vergleicht. Entscheidend ist natürlich, welche Leistungen erbracht werden. Erst dann kann man miteinander vergleichen. Unsere Leistungen umfassen neben den Kerndienstleistungen psychiatrische Pflege, Nachtpikett und Palliative Care. Zudem arbeitet bei uns eine Wundexpertin. Im Kanton Thurgau sind wir eine mittelgrosse Organisation.

Weshalb schneiden Sie beim Mehrjahresvergleich so gut ab?
Vor ein paar Jahren gab es eine externe Betriebsanalyse. Damals haben wir die Organisation angepasst. Der Hauptgrund liegt aber bei unserem Personal. Wir schaffen es, dass die Personen mit den entsprechenden Kompetenzen genau dort arbeiten, wo diese benötigt werden. Fachangestellte Gesundheit FaGe machen beispielsweise vor allem Grundpflege und wenig Hauswirtschaft und Sozialbetreuung. Wir setzen uns dafür ein, dass die FaGes ihre Kompetenz auch ausnützen können. Dieses System setzen wir so konsequent wie möglich um und können so am meisten Kosten einsparen.

«Wie viele Pflegefachleute brauche ich im September?»

Wie haben Sie das geschafft? Das ist ja nicht immer ganz einfach…
Ja, es ist anspruchsvoll. Vieles ist auch einfach Glück, dass man beispielsweise das richtige Personal hat, welches man dann auch braucht. Das kann man nur schlecht steuern. Denn ich weiss heute ja nicht, wie viel Pflegefachpersonal ich im September brauche und wie viele FaGes. Muss ich zu viel Pflegefachpersonal für die Grundpflege einsetzen, wird es schnell teuer.

Was bedeutet Ihre Philosophie für Klientinnen und Klienten? Sagt eine Pflegefachperson nach der Medikamentenkontrolle: Für das Anziehen der Stützstrümpfe kommt demnächst mein Kollege?
Nein, nein! Unsere Philosophie ist, dass am gleichen Tag grundsätzlich nur eine Person pro Einsatz vorbeikommt. Wir haben ein ländliches Einzugsgebiet mit eher langen Wegzeiten. Dauert die Anfahrtszeit länger, übernimmt natürlich auch eine Pflegefachperson den kurzen Einsatz, der bezüglich Kompetenzen auch von einer FaGe ausgeführt werden könnte. Es muss richtig geplant werden.

Wer macht die Einsatzplanung?
Es sind zwei FaGes, die wir speziell geschult haben. Eine gute Einsatzplanung ist eine grosse Herausforderung der Spitex-Arbeit. Denn hier laufen alle Fäden zusammen: Man muss die richtigen Pflegekompetenzen mit den jeweiligen Pflegebedürfnissen zusammenbringen. Dann gilt es Klientenwünsche und Wünsche der Mitarbeitenden in Einklang zu bringen. Schliesslich muss eine Lösung gefunden werden, die betriebswirtschaftlich optimal ist. Nur wem es gelingt, die Ansprüche der Klientinnen und Klienten, der Mitarbeitenden und des Betriebs unter einen Hut zu bringen, wird erfolgreich sein.

Ein jüngeres Team bedeutet weniger Kosten

Auch bei Ihnen werden die Personalkosten der grösste Kostenblock sein. Und hier spielt das Alter des Personals eine grosse Rolle. Wie ist die Altersstruktur in Ihrer Organisation?
Bei uns hat es in den letzten Jahren eine richtige Welle gegeben: Rund ein Drittel des gesamten Teams wurde pensioniert. Es hat eine deutliche Verjüngung stattgefunden. Ein jüngeres Team bedeutet auch weniger Kosten: Die Organisation muss weniger Vorsorgegelder und weniger Sozialleistungen bezahlen, die Mitarbeitenden haben weniger Ferien und natürlich ist auch der Lohn etwas tiefer. Doch ich muss betonen: Beim Lohn sind wir im kantonalen Schnitt leicht über dem Durchschnitt. Wir halten uns an die Lohnempfehlungen des Spitex Verbands vom Kanton Thurgau.

Wie hat sich mit der Verjüngung des Teams Ihre Organisationskultur verändert?
Sie hat sich im Bereich der Digitalisierung stark verändert. Vor der Verjüngung mussten wir feststellen, dass ältere Mitarbeitende hier an ihre Grenzen kamen. Das ist heute kein Thema mehr: Alle beherrschen die Geräte. Wer dennoch Hilfe braucht, bekommt sie sofort. Denn die jüngeren Mitarbeitenden haben einen anderen, unverkrampfteren Zugang zu den elektronischen Hilfsmitteln.

Digitalisierung macht flexibler, nicht kostengünstiger

Ist Ihre Organisation durch die Digitalisierung auch effizienter geworden?
Nicht unbedingt. Der Anteil an nicht verrechenbaren Stunden ist nicht markant zurückgegangen. Doch wir haben deutlich an Flexibilität gewonnen. Alle Klienten sind auf dem Tablet erfasst. Fällt jemand aus, kann sofort eine andere Mitarbeitende einen Einsatz übernehmen – ohne dass sie vorher zurück an den Stützpunkt kommen muss. Sie hat alles dabei, was sie braucht. Das hilft enorm.

Wie beeinflusst die Teamverjüngung Ihren Rekrutierungsprozess?
Sie hat dazu geführt, dass häufiger als früher unsere Mitarbeitenden aktiv unsere Organisation als möglichen Arbeitsort empfehlen. Es bewerben sich potenzielle Mitarbeitende, die bereits jemanden in unserer Organisation kennen. Eine Eigenheit unserer Organisation ist zudem, dass viele Mitarbeitende sehr lange bei uns bleiben. Die Folge ist, dass es in ferner Zukunft wahrscheinlich wieder mal eine Verjüngungswelle geben wird. Im Moment ist die Durchmischung bei uns optimal: Wir haben Mitarbeitende mit viel Erfahrung, solche mit viel digitalem Wissen und Mitarbeitenden mit spezifischem Fachwissen. Der Mix macht es aus.

Sie sagen, dass Mitarbeitende lange bei Ihnen bleiben. Was machen Sie dafür?
Wir schauen ihnen gut! Wir bieten gute Arbeitsbedingungen, so gut es geht. Zudem machen wir betriebliches Gesundheitsmanagement, bieten Rückenturnen an, es gibt in der Pause kostenlos Früchte und es gibt interne Schulungen, zum Beispiel zum Thema Resilienz, und ein Fahrkurs wird geplant. Wir binden die Mitarbeitenden in die Gestaltung der Abläufe und internen Prozesse mit ein. Sie können Vorschläge zur Verbesserung einbringen.

Tiefe Vollkosten erschwert Markteintritt für Private

Sprechen wir über Mitbewerber: Haben Sie Konkurrenz?
Private Spitex-Organisationen haben es bei uns eher schwer. Hier helfen uns natürlich unsere tiefen Vollkosten. Private Anbieter bekommen auch nicht mehr Geld als wir von den Gemeinden. Doch es gibt immer wieder Einsätze, die private Organisationen übernehmen, die wir nicht anbieten können. Beispielsweise wenn eine Kundin oder ein Kunde sieben Tage in der Woche jeweils punkt acht Uhr morgens Unterstützung braucht.

Zu einem anderen aktuellen Thema: Wie haben Sie die Corona-Pandemie bis jetzt erlebt?
Vor allem als ein Sturm im Wasserglas. Zu Beginn gab es eine grosse Aufregung und wir waren auch nicht so fit in allen Bereichen, wie wir hätten sein sollen. Wir haben sofort die Abläufe angepasst, denn bei uns im Stützpunkt herrschen im Moment enge Platzverhältnisse. Auch die Organisation des benötigen Schutzmaterials erwies sich als grosse Herausforderung. Als dann ausreichend Schutzmaterial vorhanden war und wir beispielsweise die Schutzmasken bei allen Einsätzen verwendeten, hat sich die Situation schlagartig beruhigt. Die Mitarbeitenden sind ruhiger geworden und die Klientinnen und Klienten auch. Jetzt überlegen wir uns, welche Abläufe wir gleich beibehalten wollen. Und wo wir den alten Zustand wieder haben wollen: Bei den Teammeetings beispielsweise. Den direkten Austausch haben wirklich alle vermisst.

Fit für allfällige Leistungsausschreibungen

Wo wollen Sie in fünf Jahren mit Ihrer Organisation stehen?
Natürlich wollen wir weiterhin im vorderen Drittel beim kantonalen Vollkostenvergleich sein. Bald steht der Umzug in den neuen Stützpunkt an. Darauf freue ich mich jetzt schon. Wir werden dann mehr Platz haben und das haben wir auch dringend nötig. Was mich auch noch umtreibt ist die Frage, wie wir unser Fachwissen sichern können. Im Moment ist es leider auf wenige Schultern verteilt. Vielleicht müssen wir erneut darüber nachdenken, ob wir für die künftigen Herausforderungen wirklich die optimale Betriebsgrösse haben. Wie auch immer: Unsere Organisation muss auch in fünf Jahren so fit und so stark sein, dass wir allfällige Leistungsausschreibungen von unseren Zuweisergemeinden erneut gewinnen!


Beatrice Brenner ist seit 2014 Betriebsleiterin der Spitex Region Müllheim TG. Die Organisation beschäftigt 40Mitarbeitende und erbringt für die sechs Gemeinden Felben-Wellhausen, Hüttlingen-Mettendorf, Homburg, Müllheim, Pfyn und Wigoltingen Spitex-Dienstleistungen. Bevor Beatrice Brenner Betriebsleiterin wurde, war sie Pflegefachfrau HF in der gleichen Organisation.