Digitalisierung soll Alltagsprobleme lösen

Nicht jede Spitex braucht zuerst eine grosse Strategie, um digitaler zu werden. An der Fachtagung zeigte Lena Saira Dick, Geschäftsleiterin von Spitex Grenchen, wie sich konkrete Probleme im Alltag Schritt für Schritt lösen lassen. Ihr Referat führte bewusst zurück an die Basis. Dorthin, wo Medienbrüche, Umwege und doppelte Arbeit täglich Zeit kosten und wo digitale Lösungen dann überzeugen, wenn sie Pflegende entlasten und die Sicherheit verbessern.

Lena Saira Dick schlug den Bogen von regionalen Versorgungsmodellen zurück in den Alltag einer einzelnen Organisation. Sie leitet seit fünf Jahren Spitex Grenchen und kennt die ambulante Versorgung aus verschiedenen Perspektiven. Ihre berufliche Laufbahn begann in der Pflege. Später baute sie das erste Hospiz im Kanton Solothurn auf und vertiefte ihr Wissen in Palliative Care, Führung, Change Management, Betriebswirtschaft und Digitalisierung. Diese Erfahrung aus Akutbereich, Langzeitpflege und ambulanter Versorgung prägt ihren Blick bis heute.

Spitex Grenchen arbeitet im Auftrag der Stadt Grenchen und deckt mit 51 Vollzeitstellen ein breites Angebot ab. Neben somatischer und psychiatrischer Pflege gehören auch Palliative Care, Hauswirtschaft, Mahlzeitendienst, Notruf sowie verschiedene Fachbereiche dazu. Pro Monat betreut die Organisation rund 400 Klientinnen und Klienten, hinzu kommen jährlich etwa 250 Ein- und Austritte. An einzelnen Tagen sind sechs bis acht Eintritte zu bewältigen. Dass dies nur mit tragfähigen Prozessen funktioniert, liegt auf der Hand.

Den Einstieg ins Thema wählte Lena Saira Dick mit einer persönlichen Erfahrung. Nach einer Operation ihres Sohnes erhielt sie im Spital ein handschriftliches Rezept, das in der Apotheke niemand entziffern konnte. Es folgten Rückfragen, Telefonate und Verzögerungen. Besonders heikel war, dass auch die Dosierung nicht stimmte. Für sie steckt in diesem Beispiel alles, worum es bei Digitalisierung im Gesundheitswesen geht: Schnittstellenprobleme, Effizienzverluste, unnötige Belastung und vor allem Risiken für die Sicherheit.

Genau hier setzt ihr Verständnis von Digitalisierung an. Es geht nicht darum, Technik um ihrer selbst willen einzuführen. Digitalisierung soll Probleme lösen. Sie soll helfen, Medienbrüche zu vermeiden, Redundanzen abzubauen und Ressourcen dort einzusetzen, wo sie den grössten Nutzen stiften. Für Spitex heisst das vor allem: Pflegende sollen pflegen können und nicht durch unnötige administrative Umwege Zeit verlieren.

Spitex Grenchen hat in den letzten Jahren viel digitalisiert, allerdings ohne starre Gesamtstrategie. Vielmehr werde bei jeder Entscheidung geprüft, ob ein digitaler Schritt im Alltag einen konkreten Nutzen bringt. Dieser pragmatische Zugang zieht sich durch das ganze Referat.

Ein erstes Beispiel ist die überarbeitete Telefonie. Mit Voice-over-IP lassen sich Anrufe flexibler weiterleiten, auch aus dem Homeoffice, ohne private Nummern zu verwenden. Was technisch unspektakulär klingt, erleichtert den Alltag spürbar. Zuständigkeiten sind schneller sichtbar, Rückrufe landen am richtigen Ort, Wege ins Büro lassen sich vermeiden. Gerade an Wochenenden kann das relevant sein, wenn Pflegende bisher extra zurückfahren mussten, um den Telefonbeantworter abzuhören.

Ein weiteres Beispiel betrifft die Materialbewirtschaftung. Früher wurde Material für Klientinnen und Klienten am Stützpunkt in Einzelstücken bereitgestellt. Das verursachte einen enormen Aufwand. Mit einem digitalen Tool konnte dieser Bereich deutlich vereinfacht werden. Statt rund 80 Stunden pro Monat fallen heute noch etwa zehn Stunden für die Lagerbewirtschaftung an. Gleichzeitig wird Material beim Einsatz korrekt bestellt und den richtigen Personen zugeordnet. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch nicht verrechenbare Leistungen.

Ähnlich verlief die Digitalisierung des Mahlzeitendienstes. Wo früher Listen, Bestellungen und Übersichten manuell geführt wurden, läuft heute vieles digital. Das brachte laut Lena Saira Dick eine Einsparung von rund 20’000 Franken an Personalkosten. Interessant ist dabei ein Detail: Die intelligente, KI-gestützte Routenführung des Tools erwies sich im Alltag nicht als überlegen. Die langjährige Mitarbeiterin, die die Stadt und ihre Abläufe auswendig kennt, plante weiterhin effizienter. Auch das gehört zur Haltung, die im Referat spürbar wurde: Digitalisierung soll unterstützen, aber nicht blind über Erfahrungswissen gestellt werden.

Besonders deutlich wurde dieser Zugang beim Medikamentenmanagement. Lena Saira Dick schilderte, wie sie selbst in einer Pflegesituation Medikamente richten musste und dabei merkte, wie umständlich der Prozess war. Zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herzuwechseln, Logins immer wieder neu einzugeben und Bestellungen über zusätzliche Schritte auszulösen, war mühsam und fehleranfällig. Aus dieser Erfahrung entstand der Impuls, nach einer besseren Lösung zu suchen.

Inzwischen arbeitet Spitex Grenchen mit einem Medication Tool, das eine Schnittstelle zur Pflegesoftware bildet. Dadurch lassen sich Medikamente gezielter und mit weniger Umwegen bestellen. Fehler passieren weiterhin, aber deutlich seltener. Genau das ist für Lena Saira Dick entscheidend: Probleme an der Basis wahrnehmen, Lösungen mitentwickeln und die Wirkung im Alltag prüfen.

Aktuell arbeitet die Organisation an der Einführung von SHIP. Das System soll helfen, ärztliche Anordnungen digital zu übermitteln. Bisher verursacht dieser Prozess einen hohen Aufwand. Verordnungen müssen eingescannt, weitergeleitet, kontrolliert und archiviert werden. Künftig soll sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. Auch auf Seiten der Hausarztpraxis wird der Nutzen als gross eingeschätzt. Dort könne aus mehreren Minuten pro Verordnung im Idealfall ein einziger Klick werden.
Gerade an diesem Beispiel zeigt sich aber auch, wie stark digitale Fortschritte von der Umgebung abhängen. Solche Lösungen bringen nur dann den vollen Nutzen, wenn genügend Partnerinnen und Partner mitmachen, also Hausarztpraxen, Versicherer und weitere Beteiligte. Digitalisierung ist deshalb nie nur eine innerbetriebliche Aufgabe. Sie steht und fällt mit funktionierenden Schnittstellen.

Einen wichtigen Teil des Referats widmete Lena Saira Dick der Führungsfrage. Digitalisierungsprojekte scheitern ihrer Erfahrung nach selten nur an der Technik. Entscheidend ist, wie Veränderungen eingeführt und begleitet werden. Wer nahe an der Basis bleibt, erkennt eher, wo Mitarbeitende tatsächlich Zeit verlieren und welche Probleme sie wirklich belasten. Darum plädierte sie dafür, als Führungsperson regelmässig in den Alltag zurückzukehren.

Wichtig sei auch, Kritikerinnen und Kritiker früh einzubeziehen. Wer in Arbeitsgruppen mitwirken kann, trägt Veränderungen später eher mit. Gute Erfahrungen machte Spitex Grenchen zudem mit Pilotgruppen. Neue Lösungen werden zunächst im kleinen Rahmen getestet, Kinderkrankheiten werden behoben, erst danach folgt die breitere Einführung. Diese Vorgehensweise erhöht die Akzeptanz und verhindert, dass das ganze Team gleichzeitig mit unfertigen Lösungen kämpfen muss.

Trotz aller Fortschritte benannte Lena Saira Dick auch klar die Grenzen. Das grösste Problem seien nach wie vor Medienbrüche und fragmentierte Systeme. Daten liegen in verschiedenen Anwendungen, die nur ungenügend miteinander kommunizieren. Informationen werden mehrfach erfasst, Untersuchungen wiederholt, Abläufe unnötig verlangsamt. Wer ernsthaft über integrierte Versorgung spreche, komme an diesem Punkt nicht vorbei.

Hinzu kommen instabile Systeme, hohe Anfangskosten und die Schwierigkeit, Einsparungen im Voraus verlässlich zu beziffern. Gerade kleinere und mittlere Organisationen müssen genau abwägen, welche Investitionen sie sich leisten können. Umso wichtiger sei es, Partner sorgfältig auszuwählen und genau hinzuschauen, ob eine Firma echte Problemlösung anbietet oder vor allem verkaufen will.

Zum Schluss kehrte Lena Saira Dick zu ihrem Eingangsbeispiel zurück und entwarf eine ideale digitale Prozesskette. Der Arzt würde nach einer Standardoperation automatisch einen passenden Medikationsvorschlag erhalten. Das System würde Dosierungen prüfen, Interaktionen erkennen, Eltern informieren und die Apotheke direkt einbeziehen. Die Rechnung ginge ohne Umweg an die Krankenkasse, und am Ende stünde ein durchgängiger, sicherer Ablauf ohne handschriftliche Zettel, Rückfragen und Doppelspurigkeiten.

Noch ist diese Welt nicht Realität. Doch die Botschaft des Referats war klar: Digitalisierung ist kein einzelnes Projekt und kein Zustand, den man irgendwann erreicht. Sie ist eine Haltung. Wer digitalisieren will, sollte nicht zuerst fragen, welche Technik gerade modern ist, sondern welches Problem im Alltag gelöst werden muss.

«Ein schlechter analoger Prozess bleibt auch digital ein schlechter Prozess.»
«Digitalisierung ist kein Projekt, sie ist eine Haltung.»

LinkedIn Lena Saira Dick
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Deklaration: Das Referat wurde aufgezeichnet und dieser Text ist mittels KI entstanden.