Bei allen Spitex-Organisationen liegt zu unzähligen Themen Wissen brach, weil die Informationen schlecht auffindbar sind oder schlicht nicht mehr aktuell. Dies muss nicht sein, gibt es heute doch digitale Helfer sogenannte KnowledgeBase. Im Interview erklärt Gründer Yves O. Aeschbacher von healthy+, wie es zu diesem Startup gekommen ist und welchen Nutzen eine Spitex-Organisation mit der Wissensdatenbank hat. Im zweiten Teil kommt mit Gabriela Odermatt von der Spitex Region Willisau eine Anwenderin zu Wort. Beide Gespräche fanden Corona konform per Videokonferenz statt.

Yves O. Aeschbacher, Gründer Healthy+

2017 entstand healthy+. Was war die zündende Idee für die Gründung des Startups?
Yves O. Aeschbacher: Nach meiner Ausbildung als Pflegefachmann HF arbeitete ich einige Jahre in der Pflege, bevor ich Medizininformatik studierte. In meiner Tätigkeit bei verschiedenen Herstellern für Klinikinformationssysteme erlebte ich hautnah die Mängel bei der Bereitstellung von Wissen, Bedienungsanleitungen, Reglemente und Wegleitungen. Diese verschlangen sehr viele Ressourcen bei der Aufbereitung und der Ablage. Trotz des grossen Aufwandes fanden die Mitarbeitenden die Dokumente aber nicht, verbrauchten unzählige Stunden mit der Suche und gaben schliesslich auf. Diese Erlebnisse zeigten mir, dass hier ein grosses Verbesserungspotenzial schlummerte.

Was muss ich mir unter einer Wissensdatenbank vorstellen? Welches Problem löst sie?
Wir alle kennen den Spruch: Wissen ist Macht. Dies gilt solange, als das Wissen «nur» in den Köpfen der Menschen ist. Die Wissensdatenbank stellt den Mitarbeitenden das gesamte schriftlich festgehaltene Wissen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung. Die Wissensdatenbank ist eine Plattform, auf der Inhalte als Artikel und mit Dokumenten strukturiert abgelegt und einfach verfügbar sind. Diese Informationen können jederzeit von überall abgerufen werden, egal welches Gerät ich gerade benutze.

Wissensdatenbank erhöht Behandlungsqualität

Warum ist es wichtig, dass dieses Problem gelöst wird?
Mit der KnowledgeBase verbessern wir die Behandlungsqualität und ermöglichen es, Wissen zeit- und nutzergerecht sowie ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen. Die strukturierte Ablage ermöglicht es, sich mit den vorhandenen Dokumenten wie Standards, Richtlinien, Wegleitungen auseinanderzusetzen. Erst die strukturierte Ablage und die umfassende automatische Indexierung ermöglicht die einfache Suche und somit das Finden von Informationen. Nehmen wir Google als Beispiel: Diese Suchmaschine wäre nie so dominant, wenn die Suche nach egal welcher Information nicht so einfach und die Resultate nicht so relevant wären.

Welche Informationen sind in der Wissensdatenbank enthalten?
Es geht um Dokumente wie Reglemente, Standards, Wegleitungen für die Spitex-Mitarbeitenden. Mit der Möglichkeit solche Wissensinhalte als Artikel anzulegen und damit weg zu kommen von zu umfangreichen Dokumenten, welche ein rasches Nachlesen verhindern, lassen sich die Informationen effizient erstellen, aktualisieren und nutzen.

Können diese Informationen nicht in bestehenden Tools abgerufen werden, beispielsweise in den Basissystemen der Spitex?
Wir sind mit den Anbietern von Basissystemen wie Perigon und Swing im Gespräch. Bis zu einer Umsetzung einer verknüpften Lösung ist es allerdings noch ein weiter Weg. Unsere Vision wäre, dass die Mitarbeitenden im Verlaufsbericht die bisherigen Behandlungen einer komplexen Wunde nachlesen können. Ist eine Mitarbeiterin mit der Heilung nicht zufrieden, findet sie in der verknüpften Wissensdatenbank Hinweise zur weiteren Wundbehandlung.

Alle Geräte können auf Wissensdatenbank zugreifen

Hat die Spitex eine weitere App oder wie wird healthy+ auf den Endgeräten installiert?
Die Daten werden in der Cloud gespeichert. healthy+ kann direkt über den Browser aufgerufen werden, braucht also keine App. So kann die Wissensdatenbank auf jedem Gerät genutzt werden, sei es das private oder das geschäftliche.

Die KnowledgeBase erlaubt den Zugang zu eigenem und externem Wissen. Welche weiteren externen Inhalte kann ich abrufen?
Heute ist unser Produkt als interne Wissensdatenbank konzipiert. Unser Ziel ist jedoch eine Plattform, auf der internes und externes Wissen vernetzt werden kann. Innerhalb der Spitex-Welt reift immer mehr die Einsicht, dass Wissen unter den Organisationen geteilt werden sollte. Es braucht nicht unzählige Standards zu einem Thema, welche mit grossem Aufwand erstellt und aktualisiert werden. Zusätzlich bieten wir an, Wissensinhalte von weiteren Anbietern direkt in die KnowledgeBase zu integrieren.

Einführung bedeutet zunächst zusätzlichen Aufwand

Zu Ihren Kunden zählen auch Spitex-Organisationen. Welches Optimierungspotenzial haben Sie bei diesem Kundensegment identifiziert?
Wenn sich eine Spitex für uns entscheidet, bedeutet dies zuerst einen zusätzlichen Aufwand. Rubbish in = rubbish out, dies ist ein bekannter Grundsatz. Die vorhandenen Grundlagen müssen gesichtet und allenfalls aktualisiert werden. Dann müssen die Unterlagen in der Wissensdatenbank erfasst werden. Im laufenden Betrieb ist diese dann einfacher. Statt zum Hörer zu greifen oder lange suchen zu müssen, können die Mitarbeitenden beim Kunden die vorhandenen Informationen beispielsweise zur Wundbehandlung abrufen. Der Gewinn für die Spitex entsteht also bei der Nutzung. Das Einsparungspotenzial lässt sich allerdings nicht exakt in Franken und Rappen beziffern, da ja der Vergleich mit der «alten Informationsumgebung» oftmals fehlt.

Worauf müssen die Spitex-Führungskräfte achten, wenn Sie eine Wissensdatenbank einführen wollen?
Die Wissensdatenbank darf nicht als Silolösung innerhalb der Spitex gesehen werden, sondern muss Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses sein. Die Mitarbeitenden müssen von Beginn an einbezogen sein. Sie sollen zu «Prosumern» werden, also Produzenten und Konsumenten. Wichtig ist auch der einfache Zugang zum Wissen. Bestehen zu grosse Hürden, werden die Mitarbeitenden tausend Argumente finden, um die Wissensdatenbank nicht zu nutzen. Dies gilt übrigens für jedes Informatikprojekt innerhalb einer Spitex.


Spitex Region Willisau setzt auf digitale Dokumentenablage

Gabriela Odermatt, Pflegedienstleitung und Mitglied der Geschäftsleitung Spitex Region Willisau

Sie haben bei der Spitex Region Willisau eine digitale Dokumentenablage eingeführt. Warum?
Gabriela Odermatt: Die Spitex Region Willisau ist ein Fusionsprodukt. Aus den zusammengelegten Organisationen kamen zu den gleichen Themen die verschiedene Dokumente zusammen. Für den Betrieb der neuen Organisation war es zwingend, diese Informationen zu ordnen, zu aktualisieren und wieder allen einfach zur Verfügung zu stellen.

Die Einführung von digitalen Helfern ist normalerweise eine längere Reise. Wie sind Sie bei der Evaluation vorgegangen?
Unsere intern Projektleitung hat bei anderen Spitex-Organisationen bereits vorhandene Lösungen angeschaut. Zudem haben wir recherchiert. Schliesslich haben verschiedene Anbieter ihre Lösungen präsentiert. Wir haben wir uns für healthy+ entschieden, weil dieses Angebot unseren Anforderungen am besten entsprach.

Wie wurden Sie unterstützt?
Die Verantwortlichen dort kommen aus der Pflege, sprechen also unsere Sprache und verstehen unsere Bedürfnisse. Die Umsetzungsschritte wurden gemeinsam definiert und immer wieder diskutiert. Das Unternehmen ist flexibel und ging auf unsere Wünsche ein. Auch nach der Einführung sind wir in regem Austausch.

Nutzung steigert Akzeptanz

Eine Wissensdatenbank leuchtet aus Sicht Geschäftsleitung ein. Wie sehen es die Mitarbeitenden?
Wie bei jedem Informatikprojekt haben auch wir Begeisterte wie auch Kritische erlebt. Wir haben auf eine offene Kommunikation gesetzt. Die Akzeptanz steigt mit der laufenden Nutzung.

Welche Erfahrungen haben Sie seit der Einführung gemacht?
Nur positive. Gerade während der Corona-Krise konnten alle Mitarbeitende jederzeit und überall auf die Informationen zurückgreifen. Dies war sehr wichtig, weil zu Beginn grosse Verunsicherung herrschte. Die Spitex Region Willisau verwendet kein Schwarzes Brett mehr. Alle Neuigkeiten wie Neueintritte, Jubiläen kommunizieren wir heute digital. Dies steigert auch die Nutzung des Systems.

Spitex-Organisationen gelten als nicht speziell digitalaffin. Wer hat bei Ihnen den Anstoss für diese Neuerung gegeben?
Startschuss war die Fusion, wie erwähnt. Wir wollten rasch Doppelspurigkeiten abbauen und die Mitarbeiterinnen sollten jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können. Deshalb haben wir uns für eine Wissensdatenbank entschieden. Die Initiative ging von der Geschäftsleitung aus und der Vorstand hat das Vorgehen vorbehaltslos unterstützt.

Wissensdatenbank als Teil der Qualitätssicherung

Eine Wissensdatenbank ist nur wertvoll, wenn sie ständig aktualisiert wird. Wie stellen Sie sicher, dass die Inhalte à jour bleiben?
Die Wissensdatenbank ist Teil unserer Qualitätssicherung. Deshalb ist es wichtig, dass die Dokumente richtig bewirtschaftet werden. Wir haben die verschiedenen Themen auf die Mitarbeitenden aufgeteilt. So kümmert sich die Wundexpertin zum Beispiel um die Standards rund um Wunden.

Digitale Tools kosten Geld. Bei der Einführung wird in der Regel eine Kosten-/Nutzenabwägung erstellt. Wie sieht die Bilanz hier aus?
Auch bei der Spitex Region Willisau setzen wir die finanziellen Mittel umsichtig ein. Der Nutzen der Wissensdatenbank wird zwar jährlich überprüft, aber nicht in Franken und Rappen ausgedrückt. Dies ist auch nicht möglich. Dank der Wissensdatenbank sind die Mitarbeitenden besser informiert, arbeiten professioneller und treten beim Kunden noch professioneller auf. Darin sehen wir den grössten Gewinn!