Datenkompass Spitex

Daten sind oft als mühsam verschrien, doch sie bergen enormes Potenzial für Spitex-Organisationen. Marc Kaiser zeigte in seinem Vortrag, wie durch die intelligente Nutzung von strukturierten und unstrukturierten Daten wertvolle Einblicke gewonnen werden können – von der Optimierung operativer Prozesse bis zur strategischen Zukunftsplanung. Er präsentierte konkrete Beispiele, wie Spitex-Organisationen Daten bereits heute erfolgreich als „Kompass“ einsetzen, um Mehrwerte zu schaffen und für die Herausforderungen von morgen gerüstet zu sein.

Marc Kaiser, Geschäftsführer, Heyde (Schweiz) AG

Während strukturierte Daten wie Einsatzzeiten oder Leistungsabrechnungen für Kennzahlen genutzt werden, machen sie nur einen kleinen Teil der vorhandenen Informationen aus. Ein Grossteil der Daten in Spitex-Organisationen – etwa 80 bis 90 Prozent – liegt unstrukturiert vor, beispielsweise in Form von Austrittsberichten, Manuals oder Freitextfeldern. Diese Daten sind oft schwer zugänglich und werden kaum systematisch ausgewertet, obwohl sie reichhaltige Informationen enthalten.

«Was Sie vielleicht als mühsam empfinden, finden wir richtig cool.»
Marc Kaiser

Die Analyse von Klientendaten in Kombination mit Informationen zur Herkunft (z.B. welches Spital, welcher Fachbereich) ermöglicht ein effektives Zuweiser-Management. Spitex-Organisationen können so transparent nachvollziehen, woher ihre Klienten kommen und welche Zuweiser besonders wichtig sind. Die Auswertung kann auch unerwartete Erkenntnisse liefern, etwa über Personen, bei denen ein Eintrittsgespräch geführt wurde, aber kein Einsatz zustande kam.

Durch die Verknüpfung interner Klienten- und Mitarbeiterdaten mit externen Geodaten (z.B. Erreichbarkeit in Minuten mit Auto oder Velo) können Spitex-Organisationen ihre Standorte und Einsatzgebiete optimieren. Dies hilft bei strategischen Entscheidungen, wie der Auflösung oder Neuausrichtung von Standorten, und stellt sicher, dass Klienten effizient erreicht werden können.

«Wir haben Geodaten genommen und dargestellt, welches Gebiet, in zehn Minuten mit dem Auto und welches in zehn Minuten mit dem Velo erreichbar ist.»
Marc Kaiser

Externe Daten, wie Bevölkerungsstatistiken nach Altersgruppen oder Informationen zu Alters- und Pflegeheimen, können mit internen Daten kombiniert werden, um das tatsächliche Potenzial einer Spitex-Organisation in ihrem Einzugsgebiet zu ermitteln. Dies ermöglicht eine präzisere Planung und Identifizierung von Gebieten mit hohem oder niedrigem Potenzial.

Demografische Prognosen auf Gemeinde- oder Quartierebene erlauben es Spitex-Organisationen, die voraussichtliche Entwicklung der Klientenzahl und -struktur in den nächsten Jahren abzuschätzen. Diese vorausschauende Analyse ist entscheidend für die langfristige Personal- und Ressourcenplanung sowie die strategische Ausrichtung.

«Mit den Daten kann man natürlich auch in die Zukunft schauen.»
Marc Kaiser

Die detaillierte Analyse interner Daten, insbesondere aus der Zeit- und Leistungserfassung, kann versteckte Kostentreiber wie hohe Mitarbeiterfluktuation oder Absenzen aufgrund von Krankheit und Unfall aufdecken. Die Transparenz dieser Kosten, auch in Franken bewertet, kann das Bewusstsein schärfen und gezielte Massnahmen ermöglichen.

„Man muss die versteckten Kostentreiber gut im Auge behalten.»
Marc Kaiser

Moderne KI-Lösungen können unstrukturierte Daten wie Austrittsberichte analysieren und durchsuchbar machen. Dies ermöglicht es, schnell spezifische Informationen zu finden, was beispielsweise bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder der schnellen Klärung von Fragen zu Medikamenten oder Prozeduren hilfreich ist. Dabei ist die Klärung von Datenschutzfragen, insbesondere bei Cloud-Lösungen, essenziell.

«80 bis 90 Prozent der Daten, die in einer Spitex-Organisation vorhanden sind, sind unstrukturiert.»
Marc Kaiser

Auch Qualitätsdaten, wie sie beispielsweise im Rahmen von RAI-HC erfasst werden, können systematisch ausgewertet werden, um Einblicke in spezifische Bereiche wie Sturzstatistiken zu gewinnen und die Pflegequalität zu verbessern.

Wenn Spitex-Organisationen sich auf eine einzige Kennzahl konzentrieren müssten, wäre es die Produktivität im Zeitverlauf. Diese einfache Darstellung gibt schnell Aufschluss darüber, ob getroffene Massnahmen wirken und wie sich die Organisation entwickelt. Sinkt die Produktivität, dient dies als Signal, tiefer zu graben und andere Kennzahlen (Absenzen, unproduktive Stunden) zu analysieren, um die Ursachen zu verstehen.

«Wenn Sie sich auf eine einzige Kennzahl in einer Spitex-Organisation fokussieren wollen, dann fokussieren Sie sich auf die Produktivität.»
Marc Kaiser

Für den Vergleich mit anderen Organisationen empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen: Zuerst der Vergleich mit sich selbst (Vorjahre), dann mit befreundeten, ähnlichen Organisationen und erst danach ein nationaler Benchmark. Dabei ist es wichtig, die Unterschiede in der Leistungserfassung zu berücksichtigen, da diese die Kennzahlen stark beeinflussen können.

«Vergleichen Sie sich in einem ersten Schritt mit sich selbst.»
Marc Kaiser

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Dieser Beitrag wurde durch meetingmetrics.ai generiert. Meeting Meetrics ist eine KI-gestützte Lösung, die Meetings effizienter macht – durch automatische Zusammenfassungen, klare Aufgaben und sicheren Wissenstransfer, ganz ohne Gesprächsunterbrechung.