Mindset Qualitätsmanagement: Was wäre wenn, …?
Qualitätsmanagement wird oft als Last empfunden, ist aber essenziell für die Zukunft der Spitex. Markus Wipf beleuchtete in seinem Vortrag die Herausforderungen und Chancen von QM in Gesundheitsinstitutionen. Anhand eines Praxisbeispiels zeigte er auf, wie ein pragmatischer Ansatz und ein Wandel im Mindset zu einem effizienten und von den Mitarbeitenden akzeptierten System führen können, das nicht nur Anforderungen erfüllt, sondern tatsächlich nützt.
Markus Wipf, Stiftungsrat (Ressort Strategie / Qualität) der Stiftung Effingerhort und CEO der Axxos AG
Die ambivalente Wahrnehmung und die Suche nach Klarheit
Qualitätsmanagement wird in der Praxis oft als bürokratischer Aufwand und „Klotz am Bein“ empfunden, obwohl seine Wichtigkeit unbestritten ist. Eine der grössten Herausforderungen liegt in der Komplexität und Vielschichtigkeit der Anforderungen, die von nationalen Gesetzen über kantonale Vorgaben bis hin zu spezifischen Bewilligungen reichen. Diese unübersichtliche Landschaft erschwert den Aufbau eines kohärenten Systems. Hinzu kommt die alltägliche Frustration bei der Suche nach relevanten Dokumenten in oft unübersichtlichen digitalen oder physischen Ablagen.
«Wir hatten das Versprechen gegeben, in drei Klicks seid ihr am Ziel. Und wir haben geliefert.»
Markus Wipf
Pragmatische Lösungen und der Wandel im Mindset
Um diese Herausforderungen zu meistern, plädiert Markus Wipf für einen pragmatischen und schnellen Ansatz. Eine klare Ist-Analyse der Anforderungen ist entscheidend, um ein System zu schaffen, das alle Vorgaben abdeckt. Der Aufbau sollte effizient und in einem sportlichen Zeitrahmen (idealerweise 3 Monate) erfolgen, um die Beteiligten mitzunehmen und Widerstände zu minimieren. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist ein digitales QM-System, das ohne zusätzliche Software auskommt und nahtlos in die bestehende IT-Umgebung integriert ist (z.B. als Browser-Startseite). Das Ziel: Dokumente und Prozesse müssen mit wenigen Klicks auffindbar sein. Auch Audits sollten nicht als Bedrohung, sondern als Chance zur Verbesserung gesehen werden – ein echter Mindset-Wandel.
Praxisbeispiel: Schnelle QM-Einführung im Effinger Hort
Markus Wipf präsentierte die erfolgreiche Einführung eines QM-Systems in der Stiftung Effinger Hort, einer komplexen Institution mit Langzeitwohnen, Pflegeheim, betreutem Arbeiten und Landwirtschaft. Trotz der Heterogenität und vielfältigen Anforderungen (Quarte, kantonale Vorgaben, Bio Suisse) wurde das System in nur drei Monaten aufgebaut. Die Mitarbeitenden wurden aktiv in das Schreiben der Prozessbeschreibungen einbezogen. Dieser schnelle Prozess führte zur SQS-Zertifizierung mit lediglich zehn Abweichungen. Das System basiert auf einer einfachen, intranet-ähnlichen Struktur mit „Quicklinks“ für häufig benötigte Dokumente, was den schnellen Zugriff ermöglicht.
«Ein QM-System in drei Monaten aufzubauen, ist sportlich – und machbar.»
Markus Wipf
Erfolgsfaktoren und Nachhaltigkeit
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die schnelle und erfolgreiche Einführung waren eine gründliche Vorstudie zur Klärung der Anforderungen, ein konsequent digitales System ohne zusätzliche Software, professionelle externe Unterstützung, der schnelle Zeitrahmen und die proaktive Kommunikation mit dem Zertifizierungsauditor. Nach anderthalb Jahren läuft das System stabil und erfordert minimalen Aufwand. Allerdings bleibt die Pflege und Weiterentwicklung eine kontinuierliche Führungsaufgabe, um sicherzustellen, dass das System gelebt wird und alte Gewohnheiten (wie das Speichern auf privaten Laufwerken) nicht wiederkehren.
«Heute brauch es noch minimalen Aufwand. Es gibt Tendenzen, dass man sich das Zeug auf den Desktop zieht. Es ist und bleibt eine Führungsaufgabe.»
Markus Wipf
Key take aways
- Qualitätsmanagement ist essenziell, wird aber oft als Last empfunden. Ein Mindset-Wandel hin zu einem nützlichen Werkzeug ist entscheidend.
- Die Komplexität der Anforderungen und die Auffindbarkeit von Dokumenten sind zentrale Herausforderungen, die durch eine klare Analyse und ein gut strukturiertes digitales System gelöst werden können.
- Eine schnelle, pragmatische Implementierung (z.B. in 3 Monaten) ist möglich, überwindet Widerstände und führt schnell zu greifbaren Ergebnissen wie einer Zertifizierung.
- Ein digitales QM-System, das ohne zusätzliche Software auskommt und leicht zugänglich ist (z.B. über Quicklinks im Intranet), fördert die Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeitenden.
- Die langfristige Wirksamkeit eines QM-Systems erfordert kontinuierliche Führung und Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass es gelebt und aktuell gehalten wird.
Service
Dieser Beitrag wurde durch meetingmetrics.ai generiert. Meeting Meetrics ist eine KI-gestützte Lösung, die Meetings effizienter macht – durch automatische Zusammenfassungen, klare Aufgaben und sicheren Wissenstransfer, ganz ohne Gesprächsunterbrechung.